Ba câu hỏi cần đặt ra trong một tổ chức

(TBKTSG) - Làm sao để phát triển doanh nghiệp luôn là vấn đề được quan tâm đối với người lãnh đạo doanh nghiệp. Ba câu hỏi sau có thể sẽ là gợi ý đáng tham khảo.

Ba câu hỏi cần đặt ra trong một tổ chức

Đức Tâm

(TBKTSG) - Làm sao để phát triển doanh nghiệp luôn là vấn đề được quan tâm đối với người lãnh đạo doanh nghiệp. Ba câu hỏi sau có thể sẽ là gợi ý đáng tham khảo.

Ba câu hỏi đó là: (1) Những việc gì công ty đang làm nên dừng lại? (2) Những việc gì nên tiếp tục thực hiện? và (3) Những việc gì nên thực hiện để giúp công ty phát triển tốt hơn trong tương lai? Hai câu đầu gắn liền với hiện tại, câu thứ ba hướng đến tương lai. Người lãnh đạo có thể hỏi chính mình hoặc hỏi đội ngũ ban giám đốc công ty, tuy vậy, nên thử đặt câu hỏi với tất cả nhân viên công ty để hiểu bức tranh nội tại nhìn từ phía bên trong doanh nghiệp. Kết quả có thể đem lại ít nhiều bất ngờ.

Để trả lời các câu hỏi này, có doanh nhân chọn cách tổ chức một cuộc họp tập thể và mỗi nhân viên lần lượt phát biểu ý kiến của mình, cũng có người chọn cách nói chuyện trực tiếp với từng nhân viên. Cả hai cách này có ưu điểm là nhận ngay được câu trả lời. Tuy vậy, các câu trả lời không hẳn sẽ đầy đủ vì người trả lời không có sự chuẩn bị chu đáo. Thêm nữa, không hẳn ai cũng có khả năng trình bày mạch lạc tất cả ý kiến của mình, đặc biệt lại là những ý kiến đóng góp xây dựng công ty với người lãnh đạo. Một cách thực hiện khác là đề nghị nhân viên trả lời qua e-mail và có thể ẩn danh. Việc trả lời qua e-mail giúp nhân viên có thời gian suy nghĩ thấu đáo.

Vấn đề được đặt ra tiếp theo là làm sao để tất cả nhân viên đều có động lực tham gia khảo sát? Có thể áp dụng chiến thuật “cây gậy và củ cà rốt” - đặt yêu cầu và chế tài để nhân viên thực hiện, nhưng quan trọng hơn là cần tạo tâm lý an toàn để nhân viên có thể thoải mái chia sẻ ý kiến của họ, đồng thời giải thích cho họ hiểu đó là cách để họ đóng góp vào việc cải thiện và phát triển công ty, khi công ty đi lên, phúc lợi cũng tăng theo.

Thật ra, ý nghĩa của việc đặt các câu hỏi không chỉ dừng lại ở vấn đề xác định đâu là những việc cần làm, đâu là những việc nên dừng lại mà còn là một cách để hiểu thêm tâm tư, suy nghĩ của nhân viên. Nếu thực hiện tốt điều này, đây cũng là một cách để tăng thêm sự gắn kết giữa nhân viên với công ty.

Câu chuyện nêu trên được anh Trương Cẩm Minh, Giám đốc Công ty TNHH TM & SX Long Đằng - một công ty nhỏ ở Long An, chia sẻ với những người bạn như một điều tâm đắc trong kinh nghiệm quản trị của mình. Anh kể rằng kết quả khảo sát mà anh thực hiện đối với nhân viên giúp anh “sáng ra nhiều điều”. Có những thứ đã được mặc định là đúng hoặc xem như điều hiển nhiên vì thói quen, qua góc nhìn của nhân viên, đó lại chính là những trở ngại cho hoạt động của công ty. Anh kể một ví dụ nhỏ về việc nhân viên đề nghị điều chỉnh lại bảng mô tả công việc. Đối với họ, bảng mô tả ấy chồng chéo và không rõ ràng khiến họ cảm thấy không công bằng, không thoải mái. Thoạt nghe, tưởng là phi lý nhưng nhìn kỹ lại, trong hệ thống quản trị chưa chuyên nghiệp của một công ty nhỏ thiên về tính thuận tiện, sau 2-3 năm phát triển, mọi thứ thay đổi, tự nhiên có người gồng gánh nhiều việc hơn, có người lại có nhiều quyền hơn... Việc khảo sát đã giúp anh Minh thấy được bức tranh nội tại của công ty, thấy những điều mà trước đây anh không hề thấy và nhờ đó, anh đã có những điều chỉnh mà anh chưa bao giờ nghĩ là chúng cần thiết.

Để nhân viên thoải mái bày tỏ ý kiến cần cả một quá trình xây dựng văn hóa cởi mở, thân thiện trong công ty. Tại Long Đằng, anh Minh thường tổ chức các lớp học nghề ngoại khóa vào cuối tuần, anh mời giảng viên về dạy nhân viên nấu ăn, làm bánh... Anh cũng chia sẻ rõ ràng với nhân viên của mình rằng “anh thấy thật đáng quý nếu mọi người làm việc cả đời cùng công ty, nhưng nếu ai có thể mở công việc kinh doanh riêng và tạo thêm công ăn việc làm cho người khác thì sẽ đáng quý hơn”. Và khi biết người trợ lý của mình dự định khởi nghiệp riêng, thấy có khóa học khởi nghiệp nào là anh cho người ấy đi học ngay.

Trả lời câu hỏi: “Anh không lo sợ chuyện “chảy máu” nhân sự hay sao?”, anh chia sẻ suy nghĩ rằng ai cũng có giấc mơ riêng, khi mình mở lòng với người ta thì người ta cũng sẽ mở lòng trở lại. Ở công ty anh Minh, khi nhân viên chuẩn bị ra đi, nhân viên biết, lãnh đạo cũng biết, không bị bất ngờ. Anh Minh cho rằng khi một nhân viên ra đi, mối quan hệ không mất đi mà chuyển thành quan hệ đối tác hoặc bạn bè; khi một nhân viên mới đến, họ mang đến luồng gió mới và những hy vọng mới.

Trong quản trị, không có một công thức chung cho mọi doanh nghiệp. Điều có thể áp dụng ở công ty Long Đằng chưa hẳn có thể áp dụng ở những công ty khác. Câu hỏi có thể sẽ cần điều chỉnh, cách thực hiện có thể khác đi. Nhưng câu hỏi hay cách thực hiện, suy cho cùng, cũng chỉ là phương tiện để đi đến mục đích cuối cùng là giúp công ty hiểu được mong đợi thật sự của nhân viên, tăng sự gắn kết và cùng nhau đưa công ty phát triển. Và cuối cùng, mối quan hệ trong công ty là mối quan hệ giữa người với người, sự gắn kết không đồng nghĩa với ràng buộc nhau.